返事が遅くなる時って、ありますよね。
忙しかったり、すぐに答えが出なかったり、ちょっと言いにくい内容だったり。
でも、相手から見ると、事情は見えません。「届いているのかな」「忘れられていないかな」と、不安な時間が増えていきます。
私が大切にしているのは、答えを急ぐことより、相手を不安なまま待たせないことです。
「確認しました。明日までにお返事します」
まずは、それだけでも十分です。
まだ結論が出ていなくても、受け取ったことが分かれば、相手は安心できます。
特に、断りの連絡やミスの報告は、後回しにするほど重くなります。
言いづらいから一日置く。
次の日は、もっと言いづらくなる。
これ、誰でも経験があるでしょう。
例えば、お客さまから確認事項が届いたとします。
すぐに結論が出ないなら、「確認して、明日の午後までにお伝えします」と返しておく。
それだけで相手は、いつ次の予定を組めばいいか分かります。
もし時間がかかりそうなら、途中で一度、状況を共有しましょう。
返事を速くする仕組みも大切です。
担当者しか分からない状態だと、その人が不在の時に全部止まってしまう。
誰が受け取り、誰が確認し、いつ返すのか。
そこをチームで決めておくだけで、対応の質は安定します。
速い人が一人いる会社より、相手を不安にさせない仕組みがある会社のほうが強い。
返事をすることは、小さく見えて、お客さまの時間を守る、大切な仕事です。
だからこそ、気の重い連絡ほど、早く向き合う。
完璧な言葉を探して何日も黙るより、今分かっていることを、誠実に伝えるほうがずっといい。
ただし、速さだけを優先して雑に返していいわけでもありません。
大切なのは、相手が次にどう動けばいいか、どのくらい待てばいいかまで伝えることです。
返事は、文章力を見せるためのものではありません。相手への配慮が、一番分かりやすく表れる場面です。
今日、返そうと思いながら止まっている連絡があれば、まず一言、返してみてください。
世の中の非常識は、華僑の常識。華僑Jでした。